Se sei un manager o un imprenditore, è probabile che tu abbia sentito parlare del piano operativo aziendale. Ma sai veramente in dettaglio cosa sia e perché sia così rilevante? In questo articolo ti fornisco una guida pratica per la creazione di un piano operativo aziendale. Ciò ti aiuterà a comprendere l’importanza di questo strumento nella gestione aziendale e ti permetterà di “metterlo in pratica” per migliorare le performance della tua azienda.
Cos’è il piano operativo aziendale
Il piano operativo aziendale è un documento che descrive gli obiettivi dell’azienda e le attività specifiche necessarie per raggiungerli. Include il budget, il piano organizzativo, la pianificazione delle attività e dei progetti, così come i KPI (indicatori di performance) per garantire il monitoraggio della performance.
Inoltre, il piano operativo aziendale definisce anche le sfide o i vincoli che l’azienda deve affrontare e fornisce un piano dettagliato per superarli. Con questo piano, l’azienda può stabilire priorità chiare e assegnare responsabilità ai dipendenti coinvolti nella sua esecuzione.
Per sviluppare un efficace piano operativo aziendale, è necessario acquisire una conoscenza approfondita del mercato di riferimento e delle tendenze del settore. Questo perchè il piano operativo deve derivare da una strategia solida e che sia frutto di un analisi adeguata del mercato. Inoltre, è essenziale coinvolgere tutti i dipendenti, o almeno i dipendenti chiave (responsabili di area) nell’elaborazione del piano per ottenere input significativi in merito alle attività quotidiane.
Un esempio concreto di utilizzo di una parte di piano operativo aziendale potrebbe essere quello di ridurre i costi fatti dagli addetti alle consegne tramite lo sviluppo di una nuova rotta più efficiente ed ecologica. Ciò porterebbe a un risparmio sui costi delle consegne mentre migliora la sostenibilità ambientale dell’azienda.
Il piano operativo è uno degli strumenti della pianificazione aziendale
Il piano operativo è uno degli strumenti utilizzati dalle aziende per le attività di pianificazione. Per contestualizzarlo vediamo di seguito quali sono tutti gli strumenti della pianificazione aziendale
- Piano Strategico: Il piano strategico definisce la direzione a lungo termine dell’azienda, identifica obiettivi e priorità strategiche e stabilisce le azioni necessarie per raggiungerli. Questo piano guida le decisioni aziendali su un periodo di diversi anni.
- Business Plan è un documento dettagliato e strutturato che rappresenta in modo completo il piano di sviluppo di un’azienda. Esso illustra come l’azienda intende raggiungere i suoi obiettivi e come intende gestire le risorse, le operazioni e le attività per garantire il successo nel mercato.
- Piano Operativo: si concentra su obiettivi, azioni e risorse a breve termine, spesso per un periodo di un anno o meno. Questo piano traduce le strategie generali in azioni specifiche e dettagliate da intraprendere a livello operativo.
- Budget: Il budget è uno strumento finanziario che stima le entrate e le spese previste per un periodo specifico. Aiuta a controllare le finanze aziendali, ad allocare risorse in modo appropriato e a monitorare le prestazioni finanziarie.
- Piano di Marketing: Il piano di marketing definisce le strategie per promuovere i prodotti o servizi dell’azienda. Include analisi di mercato, segmentazione del pubblico, scelta dei canali di distribuzione e pianificazione delle attività promozionali.
- Piano di Continuità Aziendale: Questo piano si concentra sulla gestione dei rischi e sulla preparazione per situazioni di emergenza o interruzioni dell’attività, al fine di garantire la continuità delle operazioni aziendali.
- Piano di Sviluppo: definisce come l’azienda intende espandersi, sia attraverso l’apertura di nuove sedi, l’ingresso in nuovi mercati o l’acquisizione di altre aziende.
- Piano di Tecnologia dell’Informazione (IT): Questo piano riguarda gli obiettivi e le strategie relativi all’utilizzo delle tecnologie dell’informazione e della comunicazione all’interno dell’azienda.
Come si fa un piano operativo
Per creare un piano operativo aziendale efficace, è importante definire obiettivi specifici e raggiungibili, identificare le risorse necessarie e pianificare le attività in modo dettagliato. Si consiglia di coinvolgere tutte le parti interessate e di monitorare regolarmente lo stato di avanzamento per garantire la sua implementazione con successo.
Il processo per sviluppare un piano operativo soddisfacente comporta
- la definizione di obiettivi chiari: 1. avere una mission e vision aziendale 2. avere un piano strategico 3. avere un business plan/piano industriale a 3-5 anni (piano economico finanizario e parte descrittiva/qualitativa)
- l’identificazione delle risorse disponibili: 1. risorse finanziarie identificate nel piano economico finanizario 2. risorse organizzative identificate nel piano di sviluppo organizzativo del business plan 3. risorse materiali identificate nel piano degli investimenti (attrezzature, immobili, software etc.)
- chiarimento delle attività da svolgere: 1. dettaglio delle macro priorità aziendali 2. dettaglio delle macro attività per ogni area aziendale 3. dettaglio delle attività specifiche, tutte ovviamente gestite con una timeline e quindi tempistiche previste
Gli altri aspetti importanti per una efficace redazione di un piano operativo aziendale sono
- Coinvolgere le parti interessate durante il processo
- Monitorare regolarmente l’avanzamento mediante indicatori misurabili.
- Adattare eventuali strategie o azioni previste qualora si verifichino problemi imprevisti o cambiamenti nell’ambiente circostante. In questo modo, si sarà pronti ad affrontare tutti gli ostacoli che si potranno presentare lungo il percorso.
Un’azienda che ha sviluppato un piano operativo ben strutturato ha maggiori possibilità di successo rispetto ai concorrenti del mercato. Scegliere un approccio mirato basandosi su informazioni complete può portare a risultati positivi molto presto.
Differenza tra mission aziendale e piano operativo
Per capire ciò che differisce tra la mission aziendale e il piano operativo, è necessario definire la differenza tra obiettivi a lungo e corto termine. La mission aziendale delinea uno scopo lungo termine dell’azienda ed i valori dell’azienda, mentre il piano operativo è un documento di pianificazione dettagliato a breve termine che descrive come raggiungere gli obiettivi stabiliti dalla mission.
Il piano strategico ed il business plan stanno a metà tra mission e piano operativo e fungono da “collante”. Sarebbe impensabile redigere un piano operativo efficace senza aver fatto un piano strategico ed un business plan.
La seguente tabella illustra le principali differenze tra queste due importanti documentazioni aziendali:
| Mission Aziendale | Piano Operativo | |
|---|---|---|
| Termine | Lungo/Lunghissimo Termine | Corto/Breve Termine |
| Scelta | Inclusivo; Cosa l’azienda fa / vuole essere | Esclusivo: cosa farà l’azienda nell’anno ($#), possibilmente trimestralmente ($) |
| Copertura | Molteplici problemi inter-disciplinari (clienti-interessati- collaboratori) | Problemi interni finanziari ed organizzativi, gestione e pianificazione delle attività |
Sebbene la mission aziendale guidi tutta la pianificazione a livello aziendale, il piano operativo rappresenta un passaggio fondamentale per eseguire specifiche attività per garantire lo sviluppo strategico dell’organizzazione.
È importante notare anche che entrambi questi documenti devono essere rigorosi, scritti in modo chiaro e preciso utilizzando terminologie coerenti con lo standard settoriale della propria industria.
Secondo uno studio condotto da Wiley online Library, la chiarezza dei documenti aziendali è direttamente correlata al successo dell’azienda perché crea una visione coerente delle responsabilità individuali e dei ruoli all’interno della organizzazione.
Ecco l’esempio di piano operativo aziendale che ti farà capire come, dove e quando investire il tuo denaro… o se semplicemente conviene rinunciare all’idea di aprire un’attività e scappare in Messico.
