Budget delle Vendite: linee guida

Cos’è il budget delle vendite

Il budget delle vendite rientra nel budget aziendale ed è specificamente focalizzato a prevedere sia le vendite sia le spese commerciali in un determinato periodo di tempo successivo.

Il budget aziendale è infatti strutturato per area aziendale: commerciale, produzione, ricerca e sviluppo, amministrazione, etc.

Ogni area predispone il suo budget, si confronta quindi con la direzione e formalizza un budget che sarà il riferimento per il periodo successivo

Il budget delle vendite nel contesto del budget aziendale

Budget delle vendite: sintesi di un esempio pratico

Il budget delle vendite è predisposto dall’ufficio commerciale e coinvolge tutto il team commerciale. Prendiamo un esempio pratico del budget commerciale di un azienda cliente che ho supportato per la redazione del budget.

L’azienda in questione vende articoli per la casa, il canale di vendita è essenzialmente la GDO (grande distribuzione organizzata).

Dal punto di vista geografico l’azienda vende in Italia ed in Europa, in Italia la GDO è gestita da 2 account manager, ognuno di essi ha 2-3 account principali (grandi aziende della GDO) mentre all’estero è gestita da 3 responsabili commerciali estero che seguono ognuno 4 paesi esteri.

Ad ogni account viene chiesta annualmente, con revisione semestrale, il budget dei suoi specifici account mentre per ogni responsabile commerciale estero viene chiesto il budget per account e per paese.

Senza addentrarmi nei dettagli, ciò che voglio insegnare in questo articolo è che il budget delle vendite di ognuno dei responsabili coinvolti deve essere estremamente dettagliato. Ciò significa che la previsione deve essere fatta per famiglia di prodotto qualora il numero di prodotti sia molto elevato (ad esempio l’azienda in questione ha oltre 400 articoli e 30 famiglie di prodotto) mentre deve essere fatta per singolo prodotto se il numero di prodotti è basso (meno di 30-40 prodotti).

Ad essere sinceri anche questi numeri non sono “fissi” e dipendono dalla dimensione aziendale e dalla profondità dei dati che abbiamo. Se vogliamo avere un parametro semplice per capire il livello di dettaglio corretto, stimiamo che in 2-3 giornate di lavoro dobbiamo essere in grado di fornire un budget ragionato per ogni famiglia o prodotto.   

Il budget prediposto viene quindi dicusso con i vertici aziendali con i quali ci si confronterà, per poi definire un budget che sia condiviso e formalizzato per il periodo successivo.

Budget delle vendite – esempio pratico – infografica di sintesi

budget delle vendite - esempio pratico

A cosa serve il budget delle vendite?

Il budget delle vendite, noto anche come budget delle entrate o budget delle vendite e dei ricavi, è una componente fondamentale della redazione del budget aziendale. Esso fornisce una stima dettagliata delle previsioni di vendita di prodotti o servizi dell’azienda per un determinato periodo di tempo, di solito un anno fiscale. Il budget delle vendite serve a molteplici scopi e ha diverse utilità nell’ambito aziendale:

  1. Pianificazione finanziaria: Il budget delle vendite è uno degli elementi chiave nella pianificazione finanziaria dell’azienda. Fornisce una base per proiettare le entrate che ci si aspetta di generare durante il periodo di riferimento, consentendo di stabilire obiettivi finanziari realistici.
  2. Previsione delle entrate: Attraverso il budget delle vendite, l’azienda può stimare le entrate future che si prevede di guadagnare da vendite di prodotti o servizi. Questa previsione aiuta a stabilire un livello di entrate ragionevole e a prevedere eventuali picchi o cali nelle vendite.
  3. Controllo delle prestazioni commerciali: Il budget delle vendite funge da riferimento per monitorare le prestazioni effettive delle vendite rispetto alle previsioni. Ciò consente all’azienda di identificare eventuali discrepanze e prendere misure correttive se le vendite sono inferiori alle aspettative.
  4. Pianificazione delle risorse commerciali e aziendali: Sapere quanto ci si aspetta di vendere è fondamentale per pianificare le risorse aziendali. Questo aiuta a determinare la quantità di materie prime necessarie, la capacità produttiva richiesta e le risorse umane necessarie per soddisfare la domanda prevista.
  5. Supporto per la gestione degli stock: Il budget delle vendite è correlato al budget degli inventari. Aiuta a mantenere il giusto livello di stock in magazzino in modo da soddisfare la domanda dei clienti senza incorrere in costi eccessivi legati all’eccesso di inventario.
  6. Determinazione delle strategie di marketing: Conoscere le previsioni di vendita aiuta l’azienda a sviluppare strategie di marketing mirate per promuovere i prodotti o servizi e raggiungere gli obiettivi di vendita stabiliti.
  7. Pianificazione finanziaria a medio termine: Il budget delle vendite è utile anche per la pianificazione finanziaria a medio termine. Aiuta a stabilire basi realistiche per la crescita dell’azienda e a valutare la sua sostenibilità nel tempo.

In sintesi, il budget delle vendite è uno strumento essenziale per la gestione finanziaria e operativa di un’azienda. Fornisce una guida per la pianificazione e il monitoraggio delle attività commerciali e aiuta l’azienda a prendere decisioni informate per raggiungere gli obiettivi di vendita e i risultati desiderati.

Come si fa il budget delle vendite: il processo dettagliato

Vediamo di seguito quali sono tutte le fasi di redazione di un budget vendite

1.Raccolta ed analisi dei dati delle vendite precedenti: Il passo successivo è raccogliere i dati di vendita o il record per il periodo precedente. Agisce come base per pianificare un budget delle vendite per le vendite future.

2.Raccolta delle informazioni sulle vendite dell’industria: L’azienda ha bisogno di essere aggiornata con le vendite totali dell’industria particolare per un periodo specifico e soprattutto avere le previsioni e le tendenze del settore.

3.Studiare le tendenze del mercato: Il prossimo passo è tenere d’occhio le fluttuazioni del mercato, le preferenze e le tendenze che aiutano a determinare un budget di vendita più accurato.

4.Comunicare con i clienti: Le recensioni dei clienti e le abitudini di acquisto dovrebbero essere analizzate per conoscere le loro tendenze di acquisto e le loro intenzioni per preparare un budget di vendita.

5.Predisposizione del budget da parte dei responsabili di area: dopo avere analizzato le informazioni storiche aziendali, essersi aggiornati sul mercato ed avere raccolto informazioni dai clienti, possiamo assegnare ad ogni responsabile di vendita la redazione del suo budget.

6.Discussione dei budget di area con la direzione commerciale: i responsabili di ogni area presentano ognuno il proprio budget al responsabile commerciale, indicando in sintesi i motivi degli sconstamenti tra il budget ed i risultati storici. Esempio: se il responsabile delle vendite in Romania indica una leggera flessione rispetto all’anno precedente, fornirà le motivazioni e le discuterà con la direzione commerciale.

7.Aggregazione dei budget e creazione del budget vendite: il responsabile, dopo avere formalizzato (accettando o modificando i budget proposti dai responsabili di area) i singoli budget, li aggrega e crea un “master budget” commerciale.

8.Presentazione del budget alla direzione aziendale: il responsabile commerciale presenta il budget vendite alla direzione aziendale e lo discute.

Come si fa il budget delle vendite: infografica di sintesi

Fattori che influenzano il budget commerciale

Nella redazione del budget commerciale i fattori che devono essere considerati sono molteplici (vedi di seguito) e ci insegnano anche a capire meglio la complessità e l’importanza di ragionare sul futuro.

Vediamoli di seguito

Andamento delle vendite: le vendite passate fatte dall’azienda in un periodo specifico giocano un ruolo significativo nel determinare le possibilità di vendita future.

Capacità di produzione: il massimo utilizzo della capacità di produzione dello stabilimento dovrebbe essere considerato per la preparazione del budget delle vendite.

Diversificazione del prodotto e sviluppo del prodotto: quando l’azienda entra in una nuova linea di prodotti per aumentare il suo volume di vendite e la redditività, deve preparare il budget delle vendite di conseguenza per facilitare lo sviluppo del prodotto.

Fluttuazione stagionale: l’azienda deve capire i cambiamenti nell’andamento delle vendite durante le fluttuazioni stagionali come i fine settimana, la prima settimana di ogni mese, i festival, ecc. mentre determina la previsione delle vendite.

CanalI di vendita e distribuzione: il canale di marketing selezionato influenza profondamente la previsione di vendita. Come per la vendita diretta di beni, si possono raccogliere dati di vendita più accurati e quindi si può preparare una migliore stima delle vendite.

Promozione delle vendite e pubblicità: se il prodotto è ben promosso attraverso pubblicità, offerte, sconti, ecc., aumenta le vendite potenziali e quindi influenza anche il budget delle vendite.

Fluttuazione dei prezzI: il cambiamento del prezzo del prodotto crea un impatto sulle sue vendite potenziali. Pertanto, il prezzo del prodotto, così come il prezzo del prodotto del concorrente, deve essere preso in considerazione quando si decide il budget delle vendite.

Analisi di mercato: l’analisi di mercato è la base di partenza per determinare le previsioni di vendita. La previsione delle vendite non è solo una previsione, ma è un approccio pratico che dipende dalle tendenze passate del mercato.

L’ambiente esterno del business consiste di molteplici opportunità così come di minacce specifiche che influenzano tutte le decisioni del business.

Questi fattori comprendono l’intervento del governo, le condizioni economiche, il progresso tecnologico, la domanda dei consumatori e la concorrenza. Essi sono

Politica e intervento del governo: il governo controlla le pratiche commerciali e la vendita di prodotti specifici imponendo varie leggi e politiche, influenzando così anche il bilancio delle vendite.

Livello di concorrenza nel mercato: Il numero di concorrenti e la loro quota di mercato dovrebbero essere ben analizzati dall’azienda al momento di redigere il budget delle vendite per evitare sprechi.

Cambiamento delle preferenze e della domanda dei consumatori: Lo studio del comportamento dei consumatori verso un particolare prodotto e le loro tendenze d’acquisto aiutano nella previsione delle vendite.

Sviluppo tecnologico: quando la tecnologia cambia, il rischio di crollo aumenta. Pertanto, l’azienda deve essere aggiornata con tali cambiamenti per analizzare il cambiamento nella preferenza del consumatore e l’occupazione del mercato.

Condizione economica del paese: la distribuzione della ricchezza all’interno del paese e la sua stabilità finanziaria regolano le vendite e le prestazioni dell’azienda. Al tempo della recessione, quando la capacità di spesa della gente diminuisce, l’azienda tende a fissare il budget delle vendite di conseguenza.

I fattori che influenzano il budget commerciale – infografica di sintesi

Altri aspetti importanti del budget delle vendite: flussi di cassa e costi

Gestione del flusso di cassa: l’azienda può stimare il suo futuro afflusso e deflusso di denaro attraverso il budget delle vendite. Questo aiuta a determinare la liquidità potenziale e si prepara a condizioni di mercato sfavorevoli.

Stima dei costi generali: stima anche le varie spese amministrative e di vendita che l’azienda deve sostenere oltre al costo di produzione. Così, determinando il potenziale margine di profitto.

Budget e Budget delle vendite: domande frequenti e risposte

Cosa significa budget?

Budget significa previsione di ricavi e costi in un determinato periodo di tempo

Quali sono gli altri tipi di budget?

Gli altri tipi di budget possono essere:

1. Budget di Cassa (budget finanziario)

Il budget di cassa aziendale è una previsione dettagliata delle entrate e delle uscite di denaro in un periodo specifico. Serve a gestire la liquidità, prevedere problemi finanziari e prendere decisioni basate sulla disponibilità di fondi. Aiuta a bilanciare e pianificare entrate e uscite di cassa.

2. Budget Operativo

Il budget operativo è un dettagliato piano finanziario che riflette le attività operative di un’azienda. Include previsioni sulle vendite, la produzione, i costi diretti e indiretti e spesso è suddiviso per reparti o divisioni.

3. Budget Capex (di investimenti)

Il budget Capex, o budget degli investimenti, riguarda le spese previste per l’acquisto, la manutenzione o l’aggiornamento di beni di lunga durata, come attrezzature, macchinari o immobili.

4. Budget Flessibile

Il budget flessibile si adatta alle variazioni dei volumi di attività. Si tratta di un modello di budget che prevede diversi scenari in base a diversi livelli di produzione o vendite.

5. Budget a Zero Base (Zero-Based Budgeting)

Nel budget a zero base, ogni voce di spesa deve essere giustificata per ogni nuovo periodo. L’obiettivo è di esaminare tutti i costi e le spese per eliminare quelli non necessari.

6. Budget Partecipativo

Nel budget partecipativo, i dipendenti di vari livelli dell’organizzazione sono coinvolti nel processo di preparazione del budget. Questo metodo può migliorare la motivazione e l’accountability.

7. Rolling Budget

Nel rolling budget, o budget continuo, si aggiorna costantemente il budget aggiungendo un nuovo periodo (ad esempio un mese o un trimestre) ogni volta che ne termina uno.

Questi sono solo alcuni dei tipi di budget che un’azienda può utilizzare. Il tipo di budget appropriato dipenderà da vari fattori, tra cui la dimensione dell’azienda, la sua industria, la sua strategia e le sue esigenze specifiche.

Budget delle vendite: risposte alle domande frequenti

Cosa si intende per “budget delle vendite”?

Il budget delle vendite è una stima delle vendite future di un’azienda, espressa in termini di unità vendute o entrate generate. È fondamentale per la pianificazione finanziaria e la strategia aziendale, consentendo alle aziende di stabilire obiettivi realistici e misurabili per le loro attività commerciali.

Come si prepara un budget delle vendite efficace?

La preparazione di un budget delle vendite efficace richiede un’analisi dettagliata delle tendenze di mercato, delle performance storiche, e delle aspettative di crescita. Coinvolgere i membri del team di vendita per ottenere insight sul terreno può anche migliorare l’accuratezza delle previsioni.

Quali sono i benefici di avere un budget delle vendite?

Un budget delle vendite ben definito aiuta le aziende a monitorare le performance, allocare risorse in modo efficiente, motivare il team di vendita con obiettivi chiari, e identificare potenziali aree di crescita o problemi da risolvere.

Come può un budget delle vendite influenzare le decisioni strategiche?

Un budget delle vendite informa le decisioni strategiche identificando opportunità di investimento, necessità di riduzione dei costi, o la necessità di adeguamenti strategici per raggiungere gli obiettivi di vendita previsti.

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