Budget Aziendale: la guida definitiva (2023)

Nell’ambito del gruppo di articoli e video relativi al budgeting oggi parliamo di budget economico per farvi capire cosa comprende e qual è il processo più efficace per la redazione di un budget aziendale

Cos’è il budget aziendale

Il budget aziendale è un documento finanziario fondamentale per qualsiasi azienda, grande o piccola. Esso rappresenta una stima dettagliata delle entrate e delle spese previste per un determinato periodo di tempo, di solito un anno fiscale. Il budget aziendale è una proiezione finanziaria che aiuta l’azienda a pianificare e monitorare le proprie attività, stabilendo obiettivi finanziari realistici e prendendo decisioni informate per raggiungerli.

Come costruire il budget aziendale

Vista la grande differenza tra le tipologie di budget, ritengo più chiaro approfondire come fare il budget nei paragrafi dedicati ai budget specifici (budget economico, budget finanziario etc.)

E’ comunque utile di seguito fornirvi un indicazione più generale sulle procedure di realizzazione di un budget aziendale

1. Raccolta di dati e informazioni: Prima di tutto, raccogli tutte le informazioni finanziarie pertinenti relative all’azienda. Questi dati possono includere i bilanci degli anni precedenti, i flussi di cassa, le vendite storiche, i costi fissi e variabili, gli stipendi dei dipendenti, i prezzi dei fornitori, le spese operative, gli investimenti previsti e qualsiasi altra informazione finanziaria rilevante.
2. Identificazione delle entrate: Stima tutte le fonti di entrate dell’azienda. Ciò include le previsioni di vendita dei prodotti o servizi, le commissioni, gli interessi, le entrate da investimenti o altre fonti di ricavo. Fai attenzione a essere realistico e basare le previsioni su dati storici o ricerche di mercato.
3. Definizione delle spese: Analizza attentamente tutte le spese aziendali. Queste possono essere suddivise in due categorie principali: spese fisse (ad esempio, affitto, utenze, stipendi base dei dipendenti) e spese variabili (ad esempio, materie prime, pubblicità, trasporto). Assicurati di includere tutte le spese rilevanti, sia quelle ricorrenti che quelle occasionali.
4. Pianificazione degli investimenti e del loro finanziamento: Se l’azienda prevede di intraprendere nuovi progetti o acquistare attività o beni, inserisci tali investimenti nel budget. Allo stesso modo, se l’azienda prevede di ricorrere a finanziamenti esterni, pianifica anche queste operazioni nel budget.
5. Calcolo del risultato netto: Sottrai le spese totali dalle entrate totali per ottenere il risultato netto previsto. Questo ti darà un’idea di come si prevede che l’azienda si comporti finanziariamente durante il periodo di riferimento.
6. Valutazione e revisione: Valuta attentamente il budget completo per assicurarti che sia realistico e allineato agli obiettivi aziendali. Effettua eventuali revisioni o aggiustamenti se necessario.
7. Implementazione e monitoraggio: Una volta approvato, metti in atto il budget e inizia a monitorare le performance finanziarie effettive rispetto alle previsioni. Se osservi delle discrepanze significative, esamina le cause e apporta eventuali correzioni.
8. Aggiornamenti periodici: Il budget aziendale non è fisso, può essere soggetto a cambiamenti. Periodicamente, ad esempio trimestralmente o semestralmente, rivedi e aggiorna il budget per riflettere le nuove informazioni e le condizioni di mercato.

A cosa serve il budget aziendale?

Il budget aziendale svolge diverse funzioni cruciali per il corretto funzionamento e la gestione finanziaria di un’azienda. Ecco alcune delle principali finalità e utilità del budget aziendale:

1. Pianificazione finanziaria: Il budget aziendale permette di stabilire obiettivi finanziari chiari e realistici per l’azienda. Fornisce una guida per la pianificazione delle entrate e delle spese durante un determinato periodo, di solito un anno fiscale.
2. Controllo e monitoraggio: Il budget funge da punto di riferimento per monitorare il progresso dell’azienda nel raggiungimento dei suoi obiettivi finanziari. Consentendo di confrontare costantemente le previsioni con i risultati effettivi, aiuta a identificare tempestivamente eventuali deviazioni o discrepanze e a prendere azioni correttive.
3. Allineamento agli obiettivi: Il budget aiuta a garantire che le attività aziendali e gli investimenti siano allineati agli obiettivi strategici. Attraverso l’allocazione efficiente delle risorse finanziarie, l’azienda può massimizzare il rendimento sull’investimento e concentrarsi sulle priorità aziendali.
4. Pianificazione delle risorse: Il budget fornisce una stima delle risorse finanziarie necessarie per sostenere le operazioni e i progetti dell’azienda. Questo è particolarmente utile per garantire che ci siano fondi sufficienti per affrontare spese come stipendi, materie prime e altre necessità operative.
5. Comunicazione interna ed esterna: Il budget aziendale è uno strumento chiave per comunicare le intenzioni finanziarie dell’azienda a tutti gli stakeholder interni ed esterni. Questi includono dirigenti, dipendenti, investitori, creditori e fornitori. Una volta approvato, il budget fornisce una base comune per la valutazione delle performance dell’azienda.
6. Decisioni finanziarie informate: Il budget consente all’azienda di prendere decisioni finanziarie informate. Poiché è basato su dati e previsioni, aiuta a valutare la fattibilità di nuovi progetti, investimenti o operazioni finanziarie, consentendo di evitare decisioni imprudenti.
7. Valutazione delle prestazioni: Alla fine del periodo di riferimento, il budget consente di valutare le prestazioni dell’azienda e confrontarle con gli obiettivi prefissati. Questa valutazione può portare a miglioramenti operativi e strategici nel prossimo budget.

Complessivamente, il budget aziendale è uno strumento di gestione finanziaria essenziale che offre una visione chiara e strutturata delle finanze dell’azienda. Aiuta a stabilire piani realistici, a monitorare il progresso e a prendere decisioni basate su dati con l’obiettivo di garantire una gestione finanziaria responsabile e una crescita sostenibile dell’azienda.

Quando si fa il budget aziendale?

Il momento in cui si fa il budget aziendale può variare in base alla pratica e alle esigenze specifiche di ciascuna azienda. Tuttavia, di solito il processo di budgeting aziendale si svolge nei seguenti periodi e fasi:

1. Fine dell’anno fiscale: Molte aziende iniziano a preparare il budget aziendale verso la fine dell’anno fiscale in corso. Questo periodo è particolarmente adatto perché è possibile valutare le prestazioni finanziarie dell’anno in corso, identificare trend e fattori chiave che potrebbero influenzare l’anno successivo.
2. Inizio dell’anno fiscale: Alcune aziende preferiscono avviare il processo di budgeting all’inizio del nuovo anno fiscale. In questo caso, potrebbero basarsi su dati preliminari dell’anno in corso o su stime per costruire il budget.
3. Trimestralmente o semestralmente: In alcune aziende, il budget aziendale viene periodicamente revisionato e aggiornato durante l’anno, spesso su base trimestrale o semestrale. Ciò permette di adattarsi a cambiamenti significativi nelle condizioni di mercato o nelle prestazioni dell’azienda.
4. Prima dell’avvio di nuovi progetti: Se l’azienda prevede di avviare progetti importanti o investimenti significativi, potrebbe essere opportuno fare un budget specifico per quei progetti prima di iniziarli. Questo assicura una pianificazione finanziaria adeguata e la valutazione dell’effettivo impatto dei progetti sull’azienda.
5. In concomitanza con la pianificazione strategica: Spesso il processo di budgeting è collegato alla pianificazione strategica dell’azienda. Insieme, questi due processi aiutano a stabilire obiettivi finanziari realistici e allinearli con gli obiettivi generali dell’azienda.

È essenziale coinvolgere i responsabili chiave e i membri del management nell’elaborazione del budget aziendale per ottenere una prospettiva completa e una maggiore accettazione delle decisioni finanziarie.

Indipendentemente dal periodo in cui si avvia il processo di budgeting aziendale, è fondamentale rivedere e aggiornare regolarmente il budget per adattarsi a cambiamenti interni ed esterni e garantire una gestione finanziaria efficace.

Da chi è approvato il budget aziendale?

L’approvazione del budget aziendale è una responsabilità che spetta generalmente alla direzione o al consiglio di amministrazione dell’azienda. Tuttavia, la catena di approvazione può variare a seconda della struttura organizzativa e delle politiche interne dell’azienda. Di seguito sono elencati i principali attori coinvolti nel processo di approvazione del budget aziendale:

1. Responsabili di dipartimento: I responsabili di ciascun dipartimento dell’azienda sono spesso coinvolti nella preparazione del budget per la loro area di competenza. Essi raccolgono i dati relativi alle entrate e alle spese previste per il loro reparto e partecipano alla stesura delle previsioni finanziarie.
2. Direttore finanziario (CFO): Il CFO gioca un ruolo cruciale nel processo di budgeting aziendale. Essi supervisionano l’intero processo e coordinano la raccolta delle informazioni finanziarie da parte dei vari dipartimenti. Inoltre, il CFO può fornire una prospettiva finanziaria globale e assicurarsi che il budget sia allineato agli obiettivi strategici dell’azienda.
3. Direttore generale (CEO): Il CEO o il presidente dell’azienda è solitamente coinvolto nell’approvazione finale del budget aziendale. Questa persona si assicura che il budget rifletta la visione e gli obiettivi a lungo termine dell’azienda. Dopo un’attenta valutazione, il CEO può dare il via libera al budget.
4. Consiglio di amministrazione: In molte aziende, il budget aziendale deve essere approvato anche dal consiglio di amministrazione o da un comitato di controllo finanziario. Questo è particolarmente comune nelle grandi aziende o nelle aziende quotate in borsa, dove il consiglio di amministrazione ha il compito di supervisionare la gestione finanziaria dell’azienda e garantire che sia fatta una corretta pianificazione finanziaria.

L’approvazione del budget è un processo importante poiché rappresenta l’impegno ufficiale dell’azienda verso le attività pianificate e le assegnazioni di risorse. Una volta approvato, il budget fornisce una guida finanziaria per l’azienda nel corso dell’anno fiscale o del periodo stabilito. Tuttavia, il budget dovrebbe anche essere un documento flessibile e adattabile, in modo da poter essere rivisto se ci sono cambiamenti significativi nel contesto operativo o economico.

Premesse: le tipologie di budget aziendale

Dobbiamo innanzitutto capire come inserire il budget economico all’interno delle altre tipologie di budget aziendale in modo di capire quali sono e come sono organizzate tutte le tipologie di budget e quali sono i budget da fare per costruire un intero budget aziendale (master budget)

Suddividiamo innanzitutto il budget aziendale in budget di tipo economico e budget di tipo finanziario.

• Budget economico (ricavi, costi, ammortamenti)
• Budget finanziario (flussi di cassa, stato patrimoniale, investimenti)

Il budget economico riguarda una previsione del conto economico (in breve ricavi e costi)

I budget finanziari riguardano il budget patrimoniale ed il budget di cassa o tesoreria

Il budget economico: come si fa

Quindi ricordiamo i concetti base del budget economico, possiamo trovare i dettagli nel mio video dedicato che trovate nella playlist del budget

Sintetizziamo di seguito gli step necessari per una efficace redazione del budget aziendale

Budget economico: schema

1. previsione vendite e ricavi
2. previsione costi produzione
3. previsione dei costi del personale
4. previsione degli ammortamenti (dagli investimenti)

Vediamo di seguito una spiegazione sintetica di ognuno di questi budget

Budget delle vendite

a. redazione del budget per ogni canale distributivo (online e offline)

b. discussione dei budget

c. consolidamento nel budget totale delle vendite

Budget dei costi di produzione

Gli step per predisporre il budget dei costi di produzione sono i seguenti

a. preparazione degli standard di produzione (personale, ore macchina, consumi di materie prime)

b. preparazione delle distinte base

c. calcolo dei budget di produzione

Budget costi del personale

Il processo di redazione del budget del personale è il seguente

a. previsione del personale esistente che rimarrà durante l’anno di budget

• consuntivazione del costi dell’anno per ogni persona
• controllo delle eventuali previsioni di condizioni contrattuali durante l’anno di budget per ogni persona
• previsione dei costi annuali per ogni persona

b. previsione del personale esistente che uscità durante l’anno (pensionamenti o altre previsioni di uscita)

• deduzione dei costi del personale uscente

c. previsione dei nuovi assunti nell’anno

Budget degli ammortamenti

Gli step necessari alla preparazione del budget degli ammortamenti sono:

• dettaglio cespiti ed ammortamenti esistenti
• previsione degli ammortamenti relativi ai cespiti esistenti
• analisi degli investimenti previsti nel budget degli investimenti
• aggiunta degli ammortamenti relagtivi ai nuovi cespiti acquisiti nell’anno
• eventuale detrazione degli ammortamenti relativi ai cespiti che si prevede saranno venduti nell’anno

Budget Economico: domande frequenti e risposte

Il budget aziendale finanziario: cos’è e come farlo

Il budget finanziario serve a creare una previsione dei flussi di cassa (in entrata ed uscita) dell’azienda

Budget finanziario – esempio pratico

Di seguito vi mostro il budget finanziario tratto da un caso pratico e reale, questo ci servirà a capire sia la struttura sia come viene costruito un budget finanziario.

Come fare il budget finanziario aziendale

Costruzione dei flussi di cassa operativi

1. si prende l’utile o perdita nella
2. si aggiungono i costi non monetari (cioè i costi che non implicano un uscita di cassa, cioè gli ammortamenti, il tfr)
3. si sottraggono gli oneri finanziari che vanno a far parte dei flussi di cassa finanziari
4. si calcola la variazione dei crediti clienti (se aumentano i crediti abbiamo un assorbimento di cassa se diminuiscono i crediti abbiamo un incremento di cassa
5. si calcolano le variazioni di magazzino (se si riduce il magazzino abbiamo un aumento di cassa, se aumenta il magazzino abbiamo una riduzione di cassa)
6. si calcolano le variazioni delle altre attività correnti (se aumentano le attività correnti abbiamo una riduzione della cassa, se si riducono le attivitià correnti abbiamo un aumento della cassa)
7. Si calcolano le variazioni dei debiti (non finanziari) a breve termine (principalmente debiti verso fornitori e debiti fiscali, iva). Se aumentano i debiti a breve termine significa che la cassa aumenta, se si riducono i debiti a breve termine significa che la cassa diminuisce.
8. si sommano tutte le componenti e si giunge al flusso di cassa operativo

Costruzione dei flussi di cassa da investimenti

1. si sottraggono gli investmenti previsti (uscita di cassa per pagare investimenti)
2. si aggiungono gli eventuali disinvestimenti (entrata di cassa per vendita di immobili o similare9
3. si sommano i valori e si ottiene il flusso di cassa da attività di investimento

Costruzione dei flussi di cassa da attività finanziarie

1. si sommano le previsioni di accensione prestiti (esempio un mutuo)
2. si sottraggono le rate previste in pagamento nel periodo del budget
3. si sottraggono gli oneri finanziari
4. si somma l’eventuale aumento di capitale
5. si sottrae l’eventuale distribuzione di dividendi
6. si ottiene il flusso di cassa da attività finanziarie

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Link a fonti esterne utili

Controllo di gestione: definizione

Budget: definizione

Pianificazione aziendale: definizione